Seuraava sisältää määrittelyn Yritys x:n verkkosivuista. Mitä tehdään, miten ja millä aikataululla.Tämä on kirjoitettu lähinnä itselle muistilistaksi, mutta jos joku siitä saa jotain itselleen niin onnea vaan.
Projektin yleiskuvaus
- Toimintaa ja markkinointia tukevat web-sivut.
- Vaatimukset
- Helposti muistettava oma osoite.
- Markkinointia tukeva ja edistävä sisältö.
- Hyvä hakukonelöytyvyys.
- Edullinen palvelintila riittävin ominaisuuksin.
- Yksinkertainen rakenne, joka säilyttää loogisuuteensa sisällön kasvaessa.
- Ylläpitojärjestelmä sivujen muokkaukseen.
- Sähköposti (+webmail).
- Sisällön pitää täyttää nykykäyttäjän vaatimukset.
- Sivujen hengen pitää noudattaa yrityksen imagoa.
- Käytettävä aika ja raha on puristettava optimiin. Käytetään vapaan lähdekoodin ohjelmistoja jos se on mahdollista ja tukee käyttötarkoitusta.
- Aikataulu. Sivut on saatava verkkoon hosumatta, kuitenkaan viivyttelemättä. Eri vaiheille määritellään tavoiteaikataulut ja joka tapaamisessa sovitaan seuraavan tapaamisen tarkoitus ja ajankohta.
- Tiedottaminen. Sivustosta tiedottamisesta pidetään oma neuvottelu, sovitaan budjetista ja sopivista menetelmistä.
Domain ja palvelintila
Osoitteen pitää olla helposti lausuttava ja muistettava, mutta myös kuvaava. Esimerkiksi yritysx ja päätteeksi net tai fi. Huomioon pitää ottaa se, että mikä kuva yrityksestä halutaan välittää, ketkä ovat kohderyhmää ja miten osoite sointuu suussa. Väliviiva ei kuulosta osoitteessa ikinä hyvältä. Yleistyksenä voi sanoa, että net on rento ja fi on virallinen (net=network, com=commercial, fi=härmäläinen, eikä mikään hottentotti).
Palvelinhotellin pitää tarjota riittävä tila ja ominaisuudet oletettaviin tarpeisiin, sekä helppo siirtyminen laajennettuun palveluun tarvittaessa.
Domain ja web-hotelli hankitaan palveluntarjoajalta, jonka hinta suhteessa palveluihin ja luotettavuuteen palvelee parhaiten asiakkaan tarpeita.
Lisäarvoa valittavalle palveluntarjoajalle tuo ylläpitopalvelut, esimerkiksi cPanel-hallintapaneeli, jonka kautta onnistuu helposti monet, muuten työläät ylläpitotoimet. Esimerkiksi tietokannan luonti, salasanasuojatun osion tekeminen, statistiikan kerääminen ja lukuisat muut erikoistoiminnot ovat muutaman klikkauksen takana.
Sisällönhallintajärjestelmä, rakenne ja ulkoasu
Ylläpitojärjestelmä valitaan ensin, sillä se saattaa vaikuttaa muihin myöhemmin tehtäviin ratkaisuihin. Ylläpitojärjestelmä valkataan esivalitusta joukosta, esimerkiksi: Joomla, CMSimple, ModX. CMSimple ei tarvitse tietokantaa, eikä paljoa osaamista, joten se sopii pienille sivustoille. Joomlan kaltaisessa järjestelmässä sitten taas riittää potentiaalia isompaankin sivuston venyttämiseen.
Rakenne valitaan sisällön määrän ja halutun toiminnallisuuden mukaan. Valinnassa on hyvä ottaa huomioon se, että millaisiin rakenteisiin kohderyhmä on tottunut. Paras on se, jota kaikki osaavat käyttää. Turha kikkailu on hanurista.
Ulkoasu ei sinänsä vaadi juurikaan suunnittelua, vaan yrityksen graafisen ohjeistuksen luovaa soveltamista. Mikäli ohjeisto puuttuu, panostetaan suunnitteluun ja kirjoitetaan ohjeisto webiä varten.
Sisältö
Sisältöä ei yleensä ole valmiina, vaan sen oletetaan tulevan sivutuotteena. Sivujen valmistajan kannattaa kehittää toimintatapa, jolla yrityksestä ongitaan tietoja tehokkaasti. Yrittäjä osaa vastata tarkasti yksilöityihin kysymyksiin, muttei yleisluontoisiin.
Kaikkia kysymyksiä ei kannata kysyä kerralla, vaan jakaa niitä eri tapaamisiin ja vaikka soittaa silloin tällöin. Tällöin voi samalla kertoa edistymisestä ja asiakas kokee enemmän osallistuvansa projektiin.
Kysyä voi vaikka seuraavanlaisia kysymyksiä:
- Mikä on yrityksen virallinen nimi, y-tunnus ja osoite.
- Mitä yhteystietoja asiakkaat voisivat kaivata, kontaktihenkilöiden nimet ja yhteystiedot.
- Aukioloajat
- Mikä on yrityksen toimiala.
- Onko yritys erikoistunut johonkin toimialallaan.
- Tuotteet ja/tai palvelut, sekä toiminnan ydin.
- Onko yritys suorittanut sertifiointeja tai käyttääkö se sertifioituja materiaaleja.
- Onko yritystä tai sen tuotteita palkittu (tai yhteistyökumppaneita jos se on oleellista).
- Erottuuko yritys kilpailijoistaan jotenkin.
- Keitä yritys palvelee. Yksityisiä, yrityksiä, kuntia ja valtiota vai kaikkia?
- Millainen käsitys yrittäjällä itsellään on kohderyhmästään?
- Milloin yritys on perustettu
- Onko yritys vaihtanut nimeä? Laajentunut? Fuusioit unut? Jakautunut? Mikäli joku edellisistä osui kohdalleen niin historia-sivun kirjoittaminen on aiheellista.
- Mitä tietoa asiakkaat kysyvät soittaessaan yritykseen? Tee lista asioista ranskalaisin viivoin.
- Tapahtuuko yrityksessä asioita, joista olisi hyvä tiedottaa asiakkaille (ajankohtaista-osion tarve ja päivitettävyys)?
- Kuuntele tarkkaavaisesti! Keskustellessa tulee esille paljon mielenkiintoisia asioita, joista voi esittää lisäkysymyksiä.
Kuvat
Sovitaan oikean valokuvaajan käytöstä - epäselviä pokkarikuvia ei käytetä. Jos yrityksen toiminta ja tilat eivät ole hyvin kuvin esiteltävissä tai jos katsotaan yleisten kuvaelementtien tukevan paremmin markkinoinnillista näkökulmaa, ostetaan kuvat kuvapankista. Royalty free kuvia voi valita muutaman euron kappalehintaan satojen tuhansien kuvien valikoimista. Itse rakennan myös omista amatöörikuvista kuvapankkia (kuvalaari.net), joista voin valita kuvituskuvia omiin ja tuttujen tarpeisiin. Tee myös media-sivu, josta yhteistyökumppanit voivat ladata suuriresoluutioisia logoja, kuvia, graafisen ohjeiston ja muuta mahdollisesti tarpeellista aineistoa.
Jos yrityksen historiasta on mielenkiintoista kuvamateriaalia, niin niitä tulee käyttää lisäsisällön rakentamiseen. Ihmiset ovat luonnostaan uteliaita ja se pitää muistaa jos heille yritetään keksiä tarjottavaa.
Tapio Rautavaara laulaa ja soittaa kitaraa Hämeenkulman kahvituksessa Letkun kylässä.
Sähköposti
Sähköpostit kannattaa suunnitella yleisiä käytäntöjä noudattaen. Yrityksellä on hyvä olla jokin yleinen osoite, esimerkiksi asiakaspalvelu@yritysx.fi, joka on helposti löydettävissä sivuilta. Henkilökunnan osoitteet yleisen käytännön mukaan etunimi.sukunimi@yritysx.fi. Palvelimen valinnassa tulee pitää yhtenä kriteerinä sopivanlaisen web-meilin saatavuus. Asiakkaalle voi suositella vanhojen viestien ajoittaista kopioimista ulkoiselle kovalevylle ennen niiden poistamista, sillä sähköpostissa sovitut asiat ovat sitovia ja niitä voidaan tarvita todisteeksi mahdollisissa riitatilanteissa.
Hakukoneoptimointi
Sivuille ei tarvitse tehdä varsinaista hakukoneoptimointia, mikäli optimointi on lähtökohtana sivujen suunnittelussa alusta alkaen. Korjauskierros on silti tehtävä myöhemmin, jossa viilataan yksityiskohtia paremmin web-hakuja vastaaviksi.
Webissä asiat pitäisi kertoa lyhyesti ja kaikki turha teksti pitäisi karsia pois. Se on hyvä, mutta petollinen ajattelutapa. Monesti se vähä asia tiedetään jo, ja sivuilta tullaan hakemaan lisätietoa. Optimoinnin kannalta on sivut hyvä pitää sopivan pitkänä niin varmistetaan riittävästi avainsanoja hakukoneille ja sisältöä lukijoille.
Jos budjetti ei salli ammattilaisen käyttöä optimointiin niin ihan maalaisjärjelläkin pärjää pitkälle. Laadukas sisältö on se, jonka asiakkaat löytävät. Ei ole väliä jos joku kiilaa hakukoneessa edelle tarjoten huonompaa sisältöä, ennen pitkää osat vaihtuvat.
Optimointi yritysx.net -sivustolla:
- Metatiedot kuntoon, hakusanat ja sivukuvaus.
- Title-tietojen pitää olla kuvaavia ja selkeitä.
- Sivujen nimeäminen. Sivun nimi voi olla pidempikin, kunhan se on sivun sisältöä kuvaava. Esimerkiksi: antiikki-huonekalut-ja-astiat.html
- Sivujen otsikointi kuvaavasti kuten sivujen nimet. Otsikkoteksti vaikuttaa suoraan hakutuloksiin, eikä siten pidä ajatella otsikoita pelkkinä tyyliseikkoina. Sivuille jaetaan pääotsikon lisäksi myös alaotsikoita.
- Varmista riittävä määrä oikeanlaisia avainsanoja. Lue tekstit vielä sivujen valmistuttuakin kuukauden ja kahden päästä läpi ja listaa mitä avainsanoja löytyy ja mitä yrityksen toimintaan liittyviä avainsanoja jää puuttumaan. Seuraa analytiikkaa ja katso millä hakusanoilla ihmiset oikeasti tulevat sivuille. Mieti mitä pitää korostaa, mikä on vähemmän merkityksellistä ja mitä parannuksia voisi tehdä.
- Kuvan nimi ei kannata olla _img25256.jpg jos kuva esittää vaikka Tapio Rautavaaraa. Kuvan nimi esimerkiksi Tapio-Rautavaara-soittaa-kitaraa.jpg. Kuvan alt-tekstistä pitää löytyä kuvan informaatio, sillä hakujen lisäksi siitä on hyötyä niille, jotka eivät kuvia näe. Kuvaavien kuvien alle laitetaan kuvateksti, sillä ne parantavat näkyvyyden lisäksi sisällön nopeaa sisäistämistä. Lehdestäkin tulee ensin selailtua kuvia ja kuvatekstejä.
- Etsi yrityksen historiasta kuvia. Se tuo sivuille jotain mielenkiintoista luettavaa ja historiassa saattaa olla jotain hakujen suhteen arvokastakin tietoa. Esimerkiksi yrityksen 10-vuotis kahvituksessa esiintynyt Jope Ruonansuu tai liian hapokasta -tyyppi. (Katso Letkun Puodin historian havinaa -alasivuja - nämä tuovat paljon kävijöitä)
- Tee avainsanoista linkkejä asiallisiin sivustoihin, siinä määrin missä se palvelee käyttäjiä. Linkitä yhteistyökumppaneihin ja pyydä heitä linkittämään takaisin. Epäasiallisiin keinoihin ei kannata sortua, mutta osoitetta voi käyttää esimerkiksi foorumeilla allekirjoituksessa.
- Sivujen sisältöä pitää päivittää säännöllisesti. Vanhoja tekstejä kannattaa siirtää arkistoon poistamisen sijasta.
- Oleta, epäile ja kokeile. Älä jätä mitään huonosti tehdyksi. Älä piilota sisältöä hakukoneilta kuviin ja flashiin.
- Tee silloin tällöin kierros tekemilläsi sivuilla. Näet virheet ja puutteet paremmin kun sivujen tekemisestä on kulunut hieman aikaa.
Aikataulu
Aikataulu sovitaan niin että se on ripeä, mutta ei liian ripeä. Nettisivujen tekemisessä pitkäjänteinen ja huolellinen työ kannattaa.
- 00/00/00 Palaveri, sovitaan projektille puitteet ja rajat. Pidetään pieni ideariihi, jossa tuodaan esille asiakkaan ja sivuston tekijöiden ideoita ja näkemyksiä. Muistiinpanot myös hylätyistä ideoista.
- 00/00/00 Palaveri. Esitetään kustannusarvio ja sovitaan sen perusteella toteutettavat asiat.
- 00/00/00 Yritysx.fi -osoite varataan ja perustetaan yritykselle etunimi.sukunimi-, myynti- ja muut oleelliset sähköpostitilit.
- 00/00/00 Sivujen rakenne lyödään lukkoon ja päätetään puitteet ulkoasulle.
- 00/00/00 Ulkoasun hyväksyntä.
- 00/00/00 Sivusto sisältö tarkastukseen. Asiavirheet ja muut korjaukset ja sivuston julkaisu.
- 00/00/00 Sivuista ruvetaan tiedottamaan muun markkinoinnin ohessa.
- 00/00/00 Kysely, parannetaanko, muutetaanko, kehitetäänkö?
Yhteenveto
Loppukommentti
Listasta jäi tarkoituksella puuttumaan yksi tärkeä asia - vuorovaikutteisuus. Nykyaikaisen web-markkinoinnin lähtökohtana pitäisi olla se, että miten asiakkaiden kanssa päästään vuorovaikutukseen. Staattiset web-sivut ovat web 1.0:aa ja mennyttä aikaa. Pienen yrityksen ei kannata perustaa esimerkiksi keskustelupalstaa, mutta se voi sopia omasta alueesta vaikkapa jonkin toimialueen keskustelupalstan kanssa. Yhteistyö kannattaa aina.
